[HƯỚNG DẪN] 2 Cách làm mục lục tự động trong Word nhanh chóng

Mục lục luôn là một phần quan trọng khi bạn tạo văn bản trong word. mặc khác, nhiều người vẫn thường quên điều này khiến những văn bản nhiều nội dung trở nên thiếu chuyên nghiệp. Vậy hãy cùng công ty chúng tôi tìm hiểu cách làm mục lục tự động trong Word để giải quyết nhanh gọn vấn đề này nha!

Giới thiệu đôi nét về mục lục

Trước khi tìm hiểu thông tin về cách tạo mục lục trong word, chúng ta cần biết mục lục là gì và nó có công dụng gì. Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của những loại tài liệu, sách vở, báo chí.

Mục lục giúp cho người đọc khả năng đơn giản nắm rõ được nội dung chính của tài liệu, cách các nội dung trong văn bản được sắp xếp và triển khai. Mục lục giúp các tài liệu in ấn có phong cách chuyên nghiệp hơn và đối với cái tài liệu sách điện tử, người đọc khả năng di chuyển nhanh tới mục cần đọc. Nó thực sự có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.

► khả năng bạn lưu tâm: Cách lấy lại file Word chưa lưu, không còn nỗi lo file biến mất

Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau. Dưới dây là một vài thủ thuật mà News.timviec.com.vn muốn chia sẻ để bạn khả năng làm mục lục tự động cho Microsoft Word:

Tạo CV xin việc Miễn phí ở Đây

Lựa chọn phần nội dung cần xuất hiện trong mục lục

Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:

Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents

– Bước 1: Chọn phần nội dung cần xuất hiện trong mục lục

– Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level (hãy chọn mức level phù hợp nhất)

• Những tiêu đề chính nên chọn level 1
• Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4

► Đừng bỏ qua: Tổng hợp cẩm nang nghề nghiệp không thể không biết

Cách 2: dùng Heading Styles có sẵn trong tab Home

Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã dùng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và đơn giản hơn rất nhiều.

– Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục, đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.

– Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…

• Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
• Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style

► Xem thêm: Cách đánh dấu trang trong Word 2010 và vài điều cần lưu ý

Tạo bảng mục lục

– Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục (thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu). khả năng dùng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.

– Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. ở đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents.)

• Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn khả năng chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.
• Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).
• Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo

Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,… Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục, bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.

► Xem thêm: Mách bạn cách tạo khung trong Word nhanh – chuẩn – đẹp

Cập nhật bảng mục lục

Sau khi bạn đã chỉnh sửa hoặc hoàn thành văn bản của mình, thông thường sẽ có sự thay đổi ngay về đề mục hoặc số trang của đề mục. Để bảng mục lục luôn chính xác, bạn khả năng cập nhật bảng mục lục bằng 2 cách dưới đây:

• Cách 1: Nhấn chuột phải vào bảng mục lục, chọn Update Field.
• Cách 2: Chọn tab References, nhấn vào Update Table trong mục Table of Contents. Bạn chọn Update page numbers only để cập nhật số trang của các đề mục hoặc Update entire table để cập nhật cả số trang và các thay đổi ngay về tên đề mục. Nhấn OK để hoàn thành cập nhật mục lục.

Hướng dẫn cách làm mục lục trong Word 2003

Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được dùng đến thì quy trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn khả năng tạo mục lục bằng 2 cách: dùng khi soạn thảo văn bản và dùng tạo mục lục tổng hợp.

Cách 1: dùng khi soạn thảo văn bản

Lưu ý: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục, sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc dùng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“. Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.

• Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng

Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột ở trang muốn hiển thị mục lục và truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… (lựa chọn) -> OK.

Cách 2: dùng để tạo mục lục tổng hợp

Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình thống kê… Các bước cần thực hiện như sau:

– Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn

– Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột ở những tiêu đề bạn muốn hiển thị và thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.

– Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.

► Lưu lại ngay! >>> Top 10 trang đăng tin tuyển dụng miễn phí

– Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả

Menu sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản phía trên đây:

Mời bạn xem video hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong word:

Bài viết trên của So1vn đã hướng dẫn làm mục lục với các phiên bản Word. Mong rằng những giải đáp của công ty chúng tôi sẽ giúp các bạn thực hiện thành công thao tác này. Và nếu bạn đang lưu tâm tới những kỹ năng văn phòng thường gặp thì đừng đừng bỏ lỡ những chia sẻ khác ở chuyên trang của công ty chúng tôi nha!

► Bài đọc thêm: Cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản và nhanh gọn