Hàm subtotal – Cách dùng hàm subtotal thay cho hàm sum trong excel

Kể từ phiên bản excel 2003 thì Microsoft đã nâng cấp hàm subtotal để gia tăng những tùy chọn trong hàm. dùng hàm này hơi khó nhưng rất nhanh chóng, đảm bảo chính xác, tiết kiệm được thời gian một cách đáng kể cho những bạn nhiều phải làm việc với con số, phức tạp, đa dạng mang tổng giá trị lớn.

Áp dụng hàm bắt buộc bạn phải nhớ đối thứ nhất của hàm đó bởi đây là tổng giá trị đại diện cho phép tính bạn thực hiện trên tập số liệu. Tuyệt đối, với phiên bản excel 2007 nhà cung cấp còn hỗ trợ thêm tính năng AutoComplete giúp ghi nhớ đối số mà không mất nhiều thời gian, tránh nhầm lẫn.

Trong đó:

Function_num: tổng giá trị bắt buộc bao gồm con số từ 1 đến 11 (Trong trường hợp tính toán tất cả bảng dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc từ 101-111 (khi bạn tính toán theo vùng quy định không bị ẩn). Những con số này sẽ được mã hóa các hàm trong subtotal. Nếu bạn muốn tính tổng tương tự với hàm sum thì phần này sẽ điền số 9.

Ref1, ref2: Giới hạn của vùng tham chiếu khi bạn thực hiện phép tính.

Cách dùng hàm subtotal trong excel

Để dùng hàm subtotal trong excel thành thạo và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo các bước chi tiết dưới đây:

Bước 1: Mở trang tính excel cần tính toán, xác định lệnh áp dụng như: tính tổng, tính trung bình cộng,… tùy thuộc vào thông tin bạn cần.

Bước 2: Nhập lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính(trung bình cộng hoặc tính tổng) khai báo khoanh vùng cần tính hoặc rê chuột) sau đó ấn Enter (trên bàn phím)

Nếu bạn muốn tính tổng tiền theo tên khách hàng, bạn cần phải sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng > Data > Sort

Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Continue with the current selection -> Sort. Sau đó, sắp xếp lại thứ tự các tên theo bảng chữ cái Alphabet chữ trùng lặp để cạnh nhau rồi ấn OK

• Tính tổng số lượng danh mục và tổng tiền của khách hàng: Bôi đen vùng chứa dữ liệu > Data > subtotal
• Lựa chọn tên khách hàng cần tính: Chọn At each change in
• Lựa chọn số 9 làm hàm tính tổng (theo dữ liệu ví dụ cho sẵn) mặc định tính hàm cần tính: chọn Use function
• Tìm kết quả click vào ô số lượng và thành tiền: Chọn Add subtotal to
• Sau khi thao tác xong ấn “OK”

Với những hàm tính còn lại, subtotal thao tác tương tự nhưng nếu bạn muốn có được nguyên bản dữ liệu như ban đầu thì thao tác lần lượt như: Mở hộp thoại subtotal > Remove all.

Thực hiện một thi thoảng theo các bước bạn sẽ thấy hàm subtotal rất dễ dùng không hề phức tạp và cực đơn giản. Bởi vậy, bạn nên áp dụng vào trong quy trình tính toán sẽ hỗ trợ tối ưu công việc hoàn thành một cách kết quả và nhanh chóng.

Sự khác nhau giữa hàm sum và subtotal

Hàm sum trong excel

Mục đích

• Tính tổng chung hay cố định cho tất mà không cần tách nhỏ. Áp dụng cho mọi đối tượng (Thực hiện lệnh Filter tổng giá trị này không thay đổi ngay)
• Số liệu sẽ tính 2 lần khi thao tác lồng các hàm sum với nhau

Cú pháp: SUM (number1;[number2];…)

Trong đó:

• Số đối sẽ được giới hạn tới 255 và đối số đầu tiên (Bắt buộc)
• Các đối số là tổng giá trị lẻ, tham chiếu hoặc trong phạm vi hay kết hợp cả 3.
• Đối số là tham chiếu hay mảng thì chỉ số của các số trong tham chiếu hoặc mảng sẽ được tính. Các ô trống mang tổng giá trị logic, văn bản hoặc văn bản trong tham chiếu hoặc mảng bị bỏ qua.
• Với bất kỳ đối số nào là tổng giá trị lỗi hoặc đối số là văn bản không thể được diễn dịch thành số và excel sẽ không hiển thị kết quả báo lỗi

Trường hợp dùng hàm sum

• Tính tổng sinh ra khoản nợ trong số NKC
• Tính chiết khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142, 242….

Ví dụ chi tiết

► XEM THÊM: Cách dùng các hàm tìm kiếm trong Excel [HƯỚNG DẪN]

Hàm subtotal trong excel

Mục đích

• Tính tổng cố định hoặc di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm mang tổng giá trị thay đổi ngay khi áp dụng lệnh Filter
• Số liệu không bị tính 2 lần khi lồng các hàm subtotal với nhau

Cú pháp: SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…)

Trong đó:

• Function_num (số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): Từ 1 đến 11 những con số thường áp dụng . Với phiên bản excel 2003, 2007 thì có thêm từ 101 đến 111. Số 9 được dùng thay thế cho hàm sum.
• Số từ 1 đến 11: Hàm sẽ tính tất cả tổng giá trị bị ẩn trên lệnh Hide trong vùng dữ liệu.
• Số từ 101-111: Hàm không tính đến những giá tị bị ẩn bằng lệnh Hide
• mặt khác, subtotal không tính các tổng giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter
• Áp dụng cho tính toán tổng giá trị theo định dạng cột
• tổng giá trị tính toán 2-D
• Vùng tham chiếu Ref1; ref2;…

Trường hợp dùng

• Những chi phí tài khoản sinh ra trong bảng dữ liệu kế toán
• Tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng còn trong ngày

Ví dụ chi tiết

Những lỗi thường gặp khi áp dụng hàm subtotal trong excel

Khi áp dụng hàm subtotal trả về kết quả lỗi thì bạn đã gặp một vài những tác nhân cơ bản dưới đây:

• Không xác định được những chức năng trong các số từ 1 đến 11 (hay từ 101-111) trong cùng một tham chiếu(ref) hay tham chiếu 3D (#VALUE! )
• 1 tổng chi tiết phải chia cho tổng giá trị bằng 0 (#DIV/0!)
• Sai chính tả tên hàm subtotal (#NAME?)

Hi vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức về hàm subtotal trong excel. Đặc biệt, với những bạn chưa biết cách áp dụng hàm subtotal thì qua bài viết này khả năng áp dụng trong công việc của mình. Đây chính là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản chắc chắn các bạn cần phải nắm rõ để công việc đạt kết quả. Chúc các bạn thành công !